Me han despedido: ¿qué documentos debo conservar para reclamar?

La carta de despido debe conservarse íntegramente.

En ella la empresa comunica su decisión y, dependiendo del tipo de despido, deberá expresar los hechos o causas en los que pretende fundamentarla y la fecha en la que produce efectos.

Su contenido adquiere especial importancia si posteriormente se impugna el despido, porque permite conocer la justificación utilizada por la empresa y valorar si se han cumplido los requisitos legalmente exigibles.

No basta con recordar verbalmente lo que ocurrió. El contenido concreto de la comunicación escrita puede condicionar la posterior controversia judicial.

Si el trabajador recibe la carta personalmente, también conviene conservar una copia en la que pueda acreditarse la fecha de recepción.

¿Debo firmar la carta cuando me la entregan?

La firma de la recepción de una carta no significa necesariamente que el trabajador esté conforme con su contenido.

Ante la entrega de documentación relacionada con la extinción laboral, resulta prudente leerla antes de firmar y comprobar qué se está firmando.

Cuando exista desacuerdo con su contenido, puede hacerse constar la disconformidad en los términos que resulten adecuados. También resulta importante que quede correctamente reflejada la fecha en la que se recibe la comunicación.

La situación es distinta si el documento contiene manifestaciones adicionales, acuerdos, renuncias o declaraciones que exceden de una simple constancia de recepción. En esos casos conviene extremar la precaución antes de firmarlo.

Contrato de trabajo y modificaciones posteriores

También debería conservarse el contrato de trabajo y, en su caso, sus prórrogas, anexos o modificaciones.

Estos documentos permiten comprobar aspectos como la fecha de contratación, la categoría o grupo profesional, la jornada inicialmente pactada y otras condiciones de la relación laboral.

Durante una relación prolongada pueden haberse producido cambios de jornada, funciones, salario, centro de trabajo u otras condiciones. Por ello, no siempre basta con disponer del contrato inicial.

Toda documentación que permita reconstruir cómo comenzó y cómo evolucionó la relación laboral puede adquirir relevancia posteriormente.

Las nóminas permiten reconstruir las condiciones económicas

Las nóminas no sirven únicamente para comprobar cuánto cobraba el trabajador.

Pueden aportar información sobre conceptos salariales, complementos, antigüedad, jornada y otras circunstancias que pueden resultar relevantes para determinar las consecuencias económicas del despido.

Conviene conservar especialmente las nóminas de los últimos meses, aunque disponer de un periodo más amplio puede ser útil cuando existan diferencias salariales, conceptos variables o dudas sobre las cantidades abonadas.

Los justificantes bancarios del pago del salario también pueden complementar esta documentación.

Finiquito y liquidación: conservarlos aunque no se esté de acuerdo

Al finalizar la relación laboral, la empresa puede entregar al trabajador un documento de liquidación o finiquito.

Ese documento debe conservarse aunque el trabajador considere que las cantidades son incorrectas.

La existencia de discrepancias no convierte el documento en inútil. Al contrario, permite conocer qué conceptos ha incluido la empresa y qué cantidades considera satisfechas.

Antes de firmarlo, resulta especialmente importante comprobar qué alcance pretende atribuirse a la firma y si el documento refleja únicamente la recepción de determinadas cantidades o contiene otras declaraciones.

Los mensajes y correos pueden adquirir importancia

Muchas relaciones laborales dejan actualmente una parte importante de su rastro documental en medios electrónicos.

Correos electrónicos, mensajes y otras comunicaciones pueden ser relevantes cuando estén relacionados con los hechos discutidos: instrucciones empresariales, cambios de horario, comunicaciones sobre ausencias, advertencias, discrepancias o cualquier otra circunstancia vinculada con el despido.

Sin embargo, conservar pruebas no significa que el trabajador pueda apropiarse indiscriminadamente de información empresarial.

Debe diferenciarse entre preservar comunicaciones propias o relacionadas legítimamente con la defensa de sus derechos y acceder, copiar o utilizar información ajena, confidencial o empresarial sin autorización.

La utilidad de una prueba depende también de que haya sido obtenida de forma jurídicamente admisible.

El registro horario puede ser relevante aunque la reclamación sea por despido

La documentación que conviene conservar no tiene por qué referirse exclusivamente al momento de la extinción.

Los registros de jornada, cuadrantes, turnos o comunicaciones sobre horarios pueden resultar relevantes cuando los hechos alegados por la empresa estén relacionados con retrasos, ausencias, incumplimientos de jornada o determinadas circunstancias de la prestación de servicios.

También pueden adquirir importancia cuando, junto con la impugnación del despido, existan otras cuestiones laborales pendientes.

Por ello, antes de descartar documentación porque aparentemente «no tiene que ver con el despido», conviene analizar qué hechos pueden llegar a discutirse y qué documentos permiten acreditarlos.

¿Qué ocurre con los testigos?

No todas las circunstancias de una relación laboral quedan reflejadas por escrito.

Compañeros de trabajo, clientes u otras personas pueden haber presenciado hechos relevantes. Si existe un posible testigo, resulta conveniente identificarlo y recordar con precisión qué hechos conoce directamente.

No se trata de preparar declaraciones ni de conseguir que alguien confirme una determinada versión. Lo importante es saber quién presenció personalmente los hechos que posteriormente pueden ser objeto de discusión.

La prueba testifical puede complementar la documentación cuando determinados acontecimientos se produjeron verbalmente o sin dejar constancia escrita.

Conviene guardar también las comunicaciones anteriores al despido

En ocasiones, el conflicto no comienza el día en que se entrega la carta.

Pueden existir comunicaciones anteriores relacionadas con sanciones, advertencias, cambios de funciones, reclamaciones salariales, solicitudes del trabajador, situaciones de conciliación familiar o discrepancias mantenidas con la empresa.

La cronología puede adquirir una especial importancia.

Conservar esas comunicaciones permite estudiar si el despido constituye un hecho aislado o se produce dentro de una secuencia previa de acontecimientos jurídicamente relevante.

Por eso resulta útil ordenar los documentos por fechas y evitar analizar cada comunicación de manera independiente.

La vida laboral y otros documentos externos a la empresa

Parte de la información necesaria puede obtenerse fuera de la propia empresa.

El informe de vida laboral permite comprobar las fechas de alta y baja comunicadas a la Seguridad Social y puede ayudar a contrastar determinados datos de la relación laboral.

Dependiendo del caso, también pueden resultar útiles certificados, partes administrativos u otros documentos procedentes de organismos públicos.

Estos elementos no sustituyen la documentación laboral, pero pueden servir para comprobar o completar determinados hechos cuando existen discrepancias.

Hacer una copia antes de perder el acceso

Este consejo tiene una finalidad eminentemente práctica.

Después del despido puede desaparecer rápidamente el acceso del trabajador al correo electrónico profesional, aplicaciones de gestión, calendarios, cuadrantes u otras herramientas utilizadas durante la relación laboral.

Cuando exista documentación propia que pueda conservarse legítimamente y resulte relevante para la defensa de sus derechos, conviene evitar que su pérdida impida posteriormente acreditar determinados hechos.

Pero debe respetarse siempre una frontera importante: la defensa de los derechos laborales no autoriza a extraer documentación confidencial, datos personales de terceros, secretos empresariales o información a la que el trabajador no tenga derecho a acceder o conservar.

Por tanto, no se trata de «copiar todo» antes de abandonar la empresa, sino de identificar y preservar correctamente aquello que pueda utilizarse legítimamente como prueba.

Ordenar las pruebas también ayuda al abogado

Entregar al abogado decenas de capturas de pantalla, correos y documentos sin orden puede dificultar inicialmente la comprensión del asunto.

Una forma sencilla de preparar la documentación consiste en conservar los originales y ordenar las copias cronológicamente: inicio de la relación laboral, modificaciones, incidencias relevantes, comunicaciones inmediatamente anteriores al despido y documentación de la extinción.

También puede prepararse una breve cronología con las fechas principales.

Esto permite relacionar cada documento con los hechos y facilita detectar qué puede acreditarse, qué documentación falta y qué cuestiones necesitan una explicación adicional.