Hacienda me pide documentación durante una inspección: ¿qué debo entregar y qué conviene revisar?
Recibir una comunicación de la Agencia Tributaria solicitando facturas, extractos bancarios, libros contables u otros documentos durante una inspección puede generar preocupación, especialmente cuando la petición abarca varios ejercicios o numerosas operaciones.
La primera reacción suele ser reunir toda la documentación y enviarla cuanto antes. Sin embargo, atender correctamente un requerimiento no significa entregar indiscriminadamente cualquier documento, sino identificar qué información se solicita, cuál es su relación con la comprobación y qué obligaciones legales existen.
La inspección tributaria dispone de amplias facultades para examinar la situación fiscal de los contribuyentes, pero su ejercicio está sujeto a requisitos y límites. Conocerlos permite colaborar con la Administración sin descuidar los propios derechos.
La identificación del procedimiento y su alcance
Antes de preparar la documentación conviene examinar detenidamente la comunicación recibida.
Es importante comprobar qué órgano actúa, qué impuestos y ejercicios se están inspeccionando y cuál es el alcance de las actuaciones comunicado al contribuyente.
No debe confundirse una inspección tributaria con un procedimiento de comprobación limitada o con un simple requerimiento de información, porque las facultades de la Administración y las obligaciones del contribuyente pueden variar según el procedimiento.
También debe identificarse el plazo concedido para atender la solicitud y el medio establecido para presentar la documentación.
La documentación contable y fiscal solicitada
Durante una inspección pueden requerirse libros contables, registros fiscales, facturas emitidas y recibidas, justificantes de operaciones y otros documentos con trascendencia tributaria.
Las empresas y profesionales deben prestar especial atención a la correspondencia entre la contabilidad, las declaraciones tributarias y los justificantes de las operaciones realizadas.
Antes de presentar los documentos resulta aconsejable comprobar que corresponden al periodo solicitado, que están completos y que pueden identificarse correctamente.
Esta revisión no debe utilizarse para alterar documentación ni reconstruir artificialmente operaciones, sino para detectar posibles omisiones, localizar justificantes y preparar las aclaraciones que puedan resultar necesarias.
Los extractos bancarios y la información de terceros
La Inspección puede solicitar información bancaria y contrastarla con los datos facilitados por clientes, proveedores y entidades financieras, siempre dentro de las facultades y requisitos legalmente establecidos.
En estos casos conviene comprobar la relación entre los movimientos bancarios y las operaciones objeto de comprobación, distinguiendo ingresos profesionales, transferencias entre cuentas propias y otros movimientos que puedan tener distinta naturaleza tributaria.
No todos los movimientos de una cuenta constituyen ingresos sujetos a tributación, por lo que puede resultar necesario justificar su origen.
Los límites del requerimiento y el derecho a formular aclaraciones
Las solicitudes de documentación deben tener trascendencia tributaria y respetar las garantías legalmente reconocidas.
Cuando un requerimiento resulte especialmente amplio o existan dudas sobre su contenido, puede solicitarse su aclaración. También puede plantearse una ampliación del plazo cuando concurran las circunstancias y requisitos previstos en la normativa.
La existencia de dudas sobre un requerimiento no autoriza, por sí sola, a dejarlo sin atender. Resulta conveniente actuar dentro del plazo y dejar constancia de las solicitudes o aclaraciones formuladas.
La entrega ordenada de la documentación
Una vez identificados los documentos solicitados, conviene preparar su presentación de forma que puedan relacionarse fácilmente con cada apartado del requerimiento.
Resulta recomendable elaborar un índice de la documentación aportada, conservar una copia de los archivos y obtener el correspondiente justificante de presentación.
Cuando no sea posible aportar algún documento, es preferible explicar la causa de su ausencia antes que guardar silencio o presentar información incompleta sin aclaración alguna.
La entrega ordenada facilita el desarrollo de las actuaciones inspectoras y permite acreditar qué información se ha facilitado y en qué fecha.
Las discrepancias detectadas durante la inspección
La Inspección puede encontrar diferencias entre las declaraciones presentadas, la contabilidad y la información obtenida de terceros.
Sin embargo, una discrepancia contable o documental no implica necesariamente la existencia de una infracción tributaria.
Puede deberse a errores materiales, diferencias temporales en el registro de operaciones o circunstancias que requieran una explicación adicional.
Antes de responder, conviene examinar el origen de cada diferencia y reunir los justificantes que permitan aclararla. Las manifestaciones efectuadas durante el procedimiento deben ser precisas y estar respaldadas por la documentación disponible.
La firma de diligencias y actas
Durante las actuaciones inspectoras pueden extenderse diligencias que documenten hechos, manifestaciones y actuaciones realizadas.
Antes de firmarlas, es importante comprobar que su contenido refleja correctamente lo sucedido y las manifestaciones efectuadas.
Debe distinguirse entre las diligencias y las actas de inspección. Estas últimas recogen el resultado de las actuaciones y pueden formularse, entre otras modalidades, con acuerdo, de conformidad o de disconformidad.
La firma de un acta de conformidad tiene consecuencias jurídicas distintas de la firma de una diligencia, por lo que resulta especialmente importante comprender su contenido antes de prestar conformidad.
La importancia de los plazos y las notificaciones
Durante una inspección pueden producirse sucesivos requerimientos, comparecencias y comunicaciones que exijan actuaciones dentro de determinados plazos.
Por ello, es conveniente mantener un control de las notificaciones recibidas y de los documentos presentados.
También debe tenerse presente que el procedimiento inspector está sujeto a reglas sobre su duración y que determinadas circunstancias pueden afectar a su cómputo.
El control de los plazos constituye una garantía esencial para el contribuyente y permite evitar incumplimientos derivados de una gestión documental desorganizada.
La experiencia de JUANICO Abogados, despacho situado en Palma de Mallorca, comprende el asesoramiento a particulares, autónomos, pymes y empresas en materias de Derecho Fiscal, Civil, Laboral, Penal y de Extranjería. Nuestro trabajo se fundamenta en un enfoque riguroso, práctico y personalizado, orientado al cumplimiento de las obligaciones legales y a la protección de los derechos e intereses de nuestros clientes.
Asesoramiento ante requerimientos de la Inspección Tributaria
En JUANICO Abogados examinamos el contenido de los requerimientos de la Agencia Tributaria, identificamos las obligaciones documentales del contribuyente y analizamos el alcance de las actuaciones inspectoras y las garantías legalmente reconocidas.
Nuestra intervención puede comprender la revisión de documentación contable y fiscal, la preparación de contestaciones a requerimientos, la formulación de aclaraciones y el asesoramiento durante las actuaciones inspectoras.
Asimismo, valoramos las consecuencias de las diligencias y actas, así como las posibilidades de formular alegaciones o impugnar las liquidaciones y sanciones que puedan derivarse del procedimiento.
Colaborar con la Inspección Tributaria no significa renunciar a los derechos del contribuyente. Una respuesta documentada, ordenada y jurídicamente fundamentada permite atender las obligaciones fiscales con mayor seguridad y reducir el riesgo de controversias innecesarias.