Quiero crear una sociedad: ¿qué errores conviene evitar desde el principio?
Crear una sociedad puede ser el paso lógico cuando un negocio empieza a crecer, cuando varias personas deciden emprender juntas o cuando se pretende separar la actividad empresarial del patrimonio personal. Sin embargo, constituir una sociedad no debería reducirse a acudir a una notaría, firmar unos estatutos y obtener un NIF.
Muchas de las dificultades que aparecen posteriormente en una empresa tienen su origen en decisiones tomadas precisamente al principio: elegir una forma societaria sin valorar sus consecuencias, repartir el capital sin pensar en el futuro, utilizar unos estatutos demasiado genéricos o no definir correctamente las relaciones entre los socios.
Por eso, si está pensando en crear una sociedad, la pregunta no debería ser únicamente «¿qué necesito para constituirla?», sino también
«¿qué problemas puedo evitar si la planteo correctamente desde el principio?»
Error 1. Constituir una sociedad sin valorar si realmente es la opción adecuada
No todas las actividades necesitan desarrollarse mediante una sociedad.
En determinados casos puede resultar más sencillo comenzar como empresario individual o profesional autónomo y plantear posteriormente la constitución de una sociedad cuando el volumen de actividad, los riesgos o la incorporación de nuevos socios lo aconsejen.
La decisión debe valorar cuestiones como la actividad que se va a desarrollar, la inversión prevista, el número de personas implicadas, las responsabilidades que pueden generarse y la forma en que se pretende organizar el negocio.
Crear una sociedad simplemente porque «da mejor imagen» puede provocar costes y obligaciones innecesarias.
Error 2. Repartir las participaciones sin pensar qué ocurrirá después
Cuando dos o más personas crean conjuntamente una empresa, el reparto del capital suele decidirse con mucha rapidez.
Un 50 % para cada socio puede parecer inicialmente la solución más justa, pero también puede convertirse en una fuente de bloqueo si posteriormente aparecen discrepancias importantes.
Antes de decidir los porcentajes conviene pensar qué aportará realmente cada socio, quién trabajará en la sociedad, quién asumirá las decisiones principales y qué ocurrirá si alguno desea abandonar el proyecto.
Las relaciones entre los socios que comienzan siendo excelentes pueden cambiar con el tiempo. Prever determinadas situaciones desde el inicio suele ser mucho más sencillo que intentar resolverlas cuando ya existe un conflicto.
Error 3. Utilizar unos estatutos estándar sin analizar el funcionamiento real del negocio
Los estatutos constituyen las reglas básicas de funcionamiento de la sociedad.
Sin embargo, es habitual utilizar modelos muy generales que cumplen formalmente con la constitución, pero que no siempre responden a las necesidades reales de los socios.
Aspectos como el sistema de administración, la transmisión de participaciones, la adopción de determinadas decisiones o la forma de convocar y celebrar las juntas pueden adquirir una gran importancia posteriormente.
El problema de unos estatutos insuficientes normalmente no aparece el día de la constitución. Aparece años después, cuando surge una situación que nadie había previsto.
Error 4. No definir correctamente quién administrará la sociedad
La elección del órgano de administración no constituye un mero trámite.
Administrador único, administradores solidarios, administradores mancomunados o consejo de administración ofrecen formas diferentes de gestionar y representar a la sociedad.
La opción elegida determinará quién puede actuar en nombre de la empresa y cómo deben adoptarse determinadas decisiones.
Por eso resulta conveniente analizar qué sistema encaja mejor con el funcionamiento previsto del negocio y con el grado de confianza existente entre los socios.
Error 5. No dejar claro qué aporta realmente cada socio
Cuando se constituye una sociedad, no siempre todos los socios participan de la misma manera. Uno puede aportar principalmente capital, mientras que otro puede asumir el trabajo diario, aportar conocimientos técnicos, una cartera de clientes o encargarse de la gestión del negocio.
El problema aparece cuando estas diferencias se conocen y se aceptan verbalmente al principio, pero no se define adecuadamente qué espera cada uno de los demás.
Con el paso del tiempo pueden surgir preguntas difíciles: ¿deben cobrar lo mismo dos socios si solo uno trabaja diariamente en la empresa?, ¿qué sucede si alguien deja de colaborar?, ¿cómo se remunera al socio que además presta servicios a la sociedad?
Cuanto más claro esté desde el inicio el papel que desempeñará cada persona, menor será el riesgo de que las distintas expectativas terminen convirtiéndose en un conflicto societario.
Error 6. Pensar que los estatutos pueden regularlo absolutamente todo
Los estatutos son fundamentales, pero existen cuestiones entre socios que pueden necesitar una regulación adicional.
Cuando el proyecto empresarial tiene varios participantes, puede resultar conveniente estudiar la posibilidad de establecer acuerdos específicos sobre determinadas situaciones futuras: permanencia de los socios, salida de alguno de ellos, incorporación de terceros, transmisión de participaciones, criterios para adoptar determinadas decisiones o mecanismos para afrontar posibles situaciones de bloqueo.
No se trata de intentar prever cada problema imaginable, sino de identificar aquellos que razonablemente pueden producirse atendiendo a las características concretas del negocio.
Un buen acuerdo inicial puede evitar que una discrepancia empresarial termine convirtiéndose en un enfrentamiento personal y judicial.
Error 7. Confundir el dinero de la sociedad con el dinero de los socios
La constitución de una sociedad implica crear una persona jurídica diferenciada de quienes participan en ella.
Esta separación debe trasladarse también al funcionamiento cotidiano.
Utilizar indistintamente cuentas personales y societarias, pagar gastos particulares con dinero de la empresa o realizar movimientos económicos entre socios y sociedad sin documentarlos adecuadamente puede generar problemas contables, fiscales y jurídicos.
La sociedad debe funcionar desde el primer momento como una organización independiente, con sus propias cuentas, obligaciones y documentación.
Esta disciplina, que puede parecer excesiva cuando el negocio todavía es pequeño, adquiere especial importancia a medida que la actividad crece.
Error 8. Firmar primero y buscar asesoramiento cuando aparece el problema
Probablemente este sea uno de los errores más costosos.
Cuando surge un conflicto entre socios, muchas veces el abogado recibe unos estatutos ya firmados, unos porcentajes de participación ya establecidos y una forma de administración que quizá no sea adecuada para solucionar el problema existente.
En ese momento todavía pueden existir soluciones, pero el margen de actuación suele ser menor.
El asesoramiento jurídico previo permite plantear preguntas que los futuros socios, centrados comprensiblemente en poner en marcha el negocio, quizá todavía no se hayan formulado.
Constituir correctamente una sociedad no significa desconfiar de quienes participan en el proyecto. Significa establecer unas reglas claras precisamente para protegerlo.
Crear una sociedad pensando también en el futuro
El momento de constitución ofrece una oportunidad especialmente valiosa para decidir cómo queremos que funcione la empresa cuando las circunstancias ya no sean tan sencillas como el primer día.
Una sociedad puede incorporar nuevos socios, aumentar su actividad, necesitar financiación, contratar trabajadores o atravesar discrepancias internas. La estructura elegida inicialmente puede facilitar todos esos cambios o convertirse en un obstáculo.
Por ello, antes de firmar conviene analizar no solo cómo será la empresa que comienza hoy, sino también cómo podría ser dentro de unos años.
En JUANICO Abogados, despacho de abogados en Palma de Mallorca, prestamos asesoramiento jurídico a particulares, autónomos y empresas en distintas etapas de su actividad. Nuestra intervención comprende asuntos de Derecho Mercantil y Civil, junto con las áreas Laboral, Penal y de Extranjería, procurando ofrecer soluciones jurídicas adaptadas a las circunstancias concretas de cada cliente y con un enfoque práctico y preventivo.
Antes de constituir su sociedad, conviene definir bien las reglas
En JUANICO Abogados podemos analizar con los futuros socios cómo pretenden organizar su proyecto empresarial antes de formalizar la sociedad.
La elección de la estructura societaria, el reparto de participaciones, el sistema de administración, la regulación estatutaria y los posibles acuerdos entre socios deben contemplarse conjuntamente y teniendo en cuenta las características reales del negocio.
Nuestro objetivo es que la sociedad no solo pueda constituirse correctamente, sino que nazca con unas reglas suficientemente claras para afrontar su funcionamiento futuro.
Porque muchos conflictos societarios no empiezan cuando aparece el desacuerdo. Empiezan años antes, cuando al constituir la empresa se dejaron cuestiones importantes sin regular.